Viết một dự thảo thành công cần phải xác định nhu cầu hay cơ hội mà khách hàng có, và đề xuất cung ứng hàng hóa và/hay dịch vụ đáp ứng nhu cầu hay cơ hội đó. Doanh nghiệp của bạn cần đẩy mạnh những lĩnh vực mới để phát triển, vì thế khả năng tạo ra những dự thảo  thành công là điều vô cùng quan trọng cho tương lai của bạn.

Trong doanh nghiệp của bạn, ai là người viết dự thảo – có phải bạn là chủ nên phải viết? Hay bạn giao cho người khác làm? Dự thảo của bạn có tốt không? Đội ngũ quản lý của bạn có kỹ năng viết những dự thảo thành công không? Nhóm của bạn có tiến hành từng bước một như quy trình sau không?

Bước 1. Tiến hành phân tích nhu cầu. Nhất thiết phải bắt đầu bằng cách xác định nhu cầu hay cơ hội. Hãy tìm hiểu xem khách hàng của bạn là ai, họ cần gì và giải pháp của họ tại thời điểm này là gì.

Bước 2. Thiết kế đề xuất của bạn. Hãy cân nhắc xem bạn sẽ đưa ra điều gì để đáp ứng nhu cầu đó và xác định mục đích của bản dự thảo. Bạn mong muốn đạt được giao dịch gì khi tung ra bản dự thảo này? Bạn sẽ cung cấp cái gì, với chi phí bao nhiêu và trong giới hạn thời gian như thế nào? Bạn sẽ đưa ra một đề xuất theo chuẩn hay bạn sẽ điều chỉnh đề xuất cho phù hợp với khách hàng này? Vào giai đoạn này, bạn cũng nên cân nhắc kỹ xem bạn có chắc bạn có thể thực hiện đề xuất này không và sẽ cần những điều kiện đặc biệt gì.

Bước 3. Xây dựng đề cương. Thường thì điều này sẽ có mẫu chuẩn để làm. Đề cương dự thảo của bạn có thể có: Trang bìa, trang tiêu đề, Lưu ý về bản quyền, Mục lục, Tóm tắt, Mở đầu, Nội dung chính, Kết luận, và Tham khảo. Bạn cũng có thể liệt kê ra các bảng biểu, sơ đồ, hoặc hình ảnh minh họa mà bạn sẽ thêm vào. Nếu bạn sẽ trình bày bản dự thảo, bạn cũng có thể cần phác thảo nội dung chính của bài trình bày trên máy chiếu.

Bước 4. Thu thập dữ liệu. Tiến hành nghiên cứu, thu thập tài liệu và tập hợp các thông tin bạn cần. Bạn có thể muốn có thông tin chung về doanh nghiệp và lĩnh vực của mình, đồng thời chỉ ra rằng đề xuất của  bạn tiết kiệm chi phí hay tăng doanh thu của khách hàng đến mức nào, cũng như có hiệu quả hơn so với các giải pháp khác.

Bước 5. Viết bản dự thảo. Dùng ngôn ngữ rõ ràng, khách quan và viết những gì bạn sẽ nói với khách hàng nếu bạn sẽ trình bày dự thảo này trực tiếp với khách hàng. Hãy nhớ bạn đang viết một văn bản thương mại nghiêm túc. Cho dù bạn hy vọng đây sẽ là nền tảng cho những mối kinh doanh sau này, hãy nhớ rằng nó sẽ được tiếp tục nghiền ngẫm và bàn bạc. Cả hai phía cần hiểu rõ đề xuất vì thế ngôn từ bạn dùng phải được cân nhắc một cách thận trọng.

Bước 6. Trau chuốt và hoàn chỉnh. Dò lại thật cẩn thận các tài liệu và sửa lỗi chính tả và ngữ pháp. Hãy đảm bảo tài liệu dự thảo của bạn được định dạng thật đẹp, dùng logo và màu sắc thống nhất trong toàn bộ văn bản. Hãy dùng các công cụ trong Word để tạo trang bìa, nội dung,ghi chú, số trang và mục tham khảo.

Bước 7. Trình bày. Đưa dự thảo cho khách hàng. Trình bày hay ít nhất là đưa trực tiếp cho khách hàng để tối đa  hóa hiệu quả. Đây chính là lúc bắt đầu quy trình vượt qua những phản đối, hỏi xem khách hàng có muốn đặt hàng không và hoàn thành cuộc mua bán.

Bước 8. Xem xét kết quả. Điều chỉnh và học hỏi từ tỉ lệ thành công của bạn. Nếu bạn thắng được vụ làm ăn một cách dễ dàng, có phải là do giá bạn đưa ra thấp quá không? Nếu bạn không thất bại, bạn có thể học được điều gì để dự thảo trong tương lai của bạn tốt hơn không? Quy trình viết dự thảo của bạn cần phải được chỉnh sửa không?

Nếu kỹ năng viết dự thảo của các quản lý  trong công ty bạn chưa tốt đúng như năng lực của họ, thì đây chính là một mảng nơi việc đầu tư phát triển đội ngũ quản lý  có thể mang lại kết quả – chính là sự gia tăng lợi nhuận cho công ty của bạn.

Nguồn | businessfreshthinking.com

Cung cấp bởi Le & Associates.