Trương Chí Dũng, Giám đốc R&D, công ty Le&Associates

Ngày nay, môi trường làm việc của nhân viên đang thay đổi, với sự góp mặt của các loại máy móc, thiết bị, các loại phương tiện văn phòng ngày càng phong phú: từ máy tính cho đến máy in, máy photocopy các loại, máy quét ảnh, và cả máy chiếu cũng tham gia vào công việc, và do đó làm cho việc làm nơi văn phòng đã khác trước đây rất nhiều. Khối lượng công việc, cũng như kết quả công việc của nhân viên nơi văn phòng ngày nay không thể chỉ thể hiện bằng bao nhiêu báo cáo họ làm được, bao nhiêu tài liệu họ đã đọc, bao nhiêu thông tin họ nhận được hoặc bao nhiêu thông tin học đã xử lý và gửi đi. Vấn đề chính là sao cho mọi công việc như vậy có tạo ra và đóng góp được một giá trị nhất định nào cho hoạt động của doanh nghiệp không. Những chuyện như vậy cũng thấy bàn bạc đây đó trên Internet, và cũng có những “ý tưởng” gợi ý cách ứng xử theo một hướng không tích cực lắm. Vài ý tưởng như vậy được nêu ra như sau:

Con người đi cùng với tài liệu Bạn đừng bao giờ đi ra khỏi nơi làm việc mà không cầm một tài liệu trong tay của mình. Với các tài liệu cầm trong tay, bạn luôn ra dáng mình là nhân viên chăm chỉ đang đi đến dự các cuộc họp quan trọng. Còn người ra khỏi phòng làm việc mà không mang theo gì cả, sẽ trông giống như anh ta đang chuẩn bị đi uống cà fê. Còn nữa, vào cuối ngày, khi rời nơi làm việc hãy chuẩn bị một mớ tài liệu, kiểu loại tài liệu mang về làm thêm vì thiếu giờ làm tại văn phòng. Cách gây ấn tượng này đã là cổ điển nhưng vẫn luôn hiệu quả.

Máy tính, biểu tượng của sự bận bịu tối ngày

Việc sử dụng máy tính luôn làm cho nhân viên có vẻ bận bịu liên tục. Bất cứ lúc nào bạn sử dụng máy tính, nó luôn “tạo dáng” cho bạn thành con người của công việc trong mắt bất kỳ người quan sát ngẫu nhiên nào. Dù là thật ra bạn chỉ đang nhận và gửi những email hoàn toàn cho cá nhân mình, hoặc bạn đang tính toán trên một bảng tính cho những vấn đề tài chính cá nhân, không liên quan gì đến công việc mà bạn đang chịu trách nhiệm cả. Hình ảnh chung vẫn là bạn đang rất bận việc. Và chiếc máy tính đang thu hút hết thì giờ và trí tuệ của bạn. Ngay cả khi người sếp của bạn sốt ruột muốn biết bạn đang loay hoay làm gì thì cùng lắm là anh ta cũng chỉ biết được là bạn đang mày mò học sử dụng một phần mềm mới dành cho công việc của bạn. Việc này làm lợi cho công ty biết bao nhiêu kinh phí đào tạo, nếu bạn yêu cầu công ty gửi mình đi học một khóa bên ngoài…

Bàn làm việc ngổn ngang Bố cục ngổn ngang của bàn làm việc không làm bạn xấu đi, mà ngược lại nó xây dựng một mẫu hình ảnh về bạn như một người cần mẫn làm việc đến nỗi không còn thì giờ sắp xếp tài liệu cho ngăn nắp nữa. Ánh nhìn ái ngại của sếp và đồng nghiệp về sự ngổn ngang ấy sẽ cho thấy sự so sánh giữa bạn với ngững người bàn giấy lúc nào cũng gọn ghẽ. Có vẻ như những bàn giấy gọn gàng thì người ngòi ở đó có rất ít việc cần phải giải quyết thì phải. Có vẻ là khi môi trường đã khác đi thì cung cách làm việc đã khác đi, do vậy những gợi ý “tạo dáng” nêu ra bên trên, dù chỉ mới là đôi ba ví dụ, đã cho thấy là sự tập trung vào công việc cũng đã khác đi nhiều. Vấn đề là cách giao việc, do vậy, sẽ phải khác đi ra sao, để người quản lý thực sự yên tâm là nhân viên mình vẫn đang thực sự làm việc chứ không hề ‘tạo dáng’.

Người quản lý trong thời đại hiện nay có vẻ phải đối mặt với nhiều khó khăn hơn so với trước đây. Họ phải quay lại gốc rễ của vấn đề về năng suất làm việc, quy trình công việc và cách thu nhận kết quả làm việc từ nhân viên của mình, trong bối cảnh mới ngày nay.