Jack Zenger và đồng nghiệp của ông – nhà đồng sáng lập tổ chức Zenger Folkman – Joe Folkman đã tiến hành một đánh giá quy mô toàn cầu trên khoảng hơn 2300 người với cùng câu hỏi sau:

Nhìn chung, tôi cảm thấy…

a. Choáng ngợp bởi có quá nhiều việc cần phải làm.

b. Mọi thứ đang trong tầm kiểm soát và tôi có thể hoàn thành những ưu tiên quan trọng.

Không có gì đáng ngạc nhiên khi xấp xỉ một phần tư trong tổng số những người trên nói rằng họ đang bị choáng ngợp bởi khối lượng công việc của mình. Kết quả cũng cho thấy rằng không có sự khác biệt trong việc cảm nhận áp lực giữa Nam và Nữ. Mặt khác, những người cảm thấy bị “quá tải” trung bình trẻ hơn hai tuổi so với những người cảm thấy lượng công việc phù hợp với mình. Những lĩnh vực mà nhiều người cảm thấy bị choáng ngợp bởi lượng công việc mình phải làm thường là:

• Sản xuất (Manufacturing)
• Nghiên cứu và Phát triển (R & D)
• Công nghệ thông tin (IT)
• Tiếp thị (Marketing)

Công nghệ thông tin là một trong những ngành nghề dễ gây “stress” nhất

Điều gây bất ngờ lớn cho hai ông qua khảo sát chính là người cảm thấy bị “quá tải” nhiều nhất trong công việc là những giám sát viên. Việc chuyển từ vị trí chỉ phải chịu trách nhiệm với bản thân sang một vai trò mới khi họ phải chịu trách nhiệm về hiệu suất làm việc của nhiều cá nhân khác chính là một trong những bước khó khăn nhất của quá trình chuyển đổi. Hơn thế nữa, trung bình các nhà quản lý phải làm việc ở vị trí đó chín năm trước khi được đề nghị cung cấp các khóa đào tạo hoặc phát triển năng lực để trở thành một nhà quản lý tốt hơn. Không có gì đáng ngạc nhiên khi một phần ba trong số họ sẽ thường cảm thấy bị “quá tải” sau mỗi ngày làm việc.

Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra ảnh hưởng xấu của áp lực đối với sức khỏe con người. Một ít áp lực, căng thẳng có thể giúp nhân viên có thêm động lực và năng lượng làm việc. Nhưng nếu áp lực cao và kéo dài thường xuyên sẽ có tác động tiêu cực, như ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân hoặc giảm hiệu suất tổng thể của công việc.

Do một phần lớn số lượng nhân viên là những người báo cáo trực tiếp cho giám sát viên nên mức độ áp lực của họ được truyền đến các tổ chức cũng lớn hơn.

Sau đây chính là 3 yếu tố riêng biệt nhưng lại kết hợp với nhau để tạo nên cảm giác bị “quá tải” với các nhân viên:

1. Khối lượng công việc thực tế.

Khối lượng công việc tăng hay giảm phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài như nhu cầu khách hàng, tính thời vụ và điều kiện kinh tế. Tuy nhiên, không có gì chắc chắn rằng khối lượng công việc sẽ giảm bớt với hầu hết nhân viên trong tổ chức khi không “hết mùa vụ”. Lí do là vì những phòng ban có sự tham vọng nhất định sẽ tạo ra khối lượng công việc của riêng họ bằng cách tìm kiếm những cơ hội để cung cấp thêm các sản phẩm và dịch vụ mới đến khách hàng từ đó vô tình làm tăng khối lượng công việc mà mỗi nhân viên trong phòng phải làm lên.

2. Năng lực cá nhân khi đối mặt với nhiều nhiệm vụ.

Hai nhân viên đối mặt với cùng một khối lượng công việc có thể có những phản ứng khác nhau. Người đầu tiên có thể xử lý các nhiệm vụ cùng lúc, đặt những công việc ưu tiên quan trọng nhất lên hàng đầu và hoàn toàn có thể hoàn thành chúng trong thời gian quy định. Đây chính là người có thể kết thúc công việc mỗi ngày với một thái độ bình tĩnh thay vì giận dữ. Người thứ hai lại là người lo lắng về việc không hoàn thành mọi thứ và kết thúc công việc với một cảm giác bị choáng ngợp và áp lực.

3. Tốc độ làm việc của mỗi cá nhân.

Chắc chắn rằng, những người làm việc với tốc độ cao sẽ có khả năng tạo ra một khối lượng công việc lớn hơn, từ đó sẽ làm giảm cảm giác bị “quá tải”. Những người làm việc với tốc độ thấp sẽ không giải quyết hết khối lượng công việc trong thời gian làm việc từ đó sẽ có cảm giác bị quá tải với những việc mình cần làm.

Cũng cùng với những nhân viên trong khảo sát trên, Jack Zenger và Joe Folkman đã yêu cầu mỗi người tự đánh giá tốc độ họ hoàn thành các hoạt động nhất định so với những người khác. Thang điểm dùng để đánh giá như sau:

1. Chậm hơn nhiều.
2. Chậm hơn một chút.
3. Khoảng trung bình.
4. Nhanh hơn một chút.
5. Nhanh hơn nhiều

Trong một nghiên cứu trước đó, hai ông cũng nhận thấy rằng những lãnh đạo làm việc với tốc độ nhanh hơn được đánh giá là có hiệu quả hơn đáng kể. Nghiên cứu này cũng đã làm rõ hơn kết luận trên bằng cách chỉ ra phần đối lập khi những người cảm thấy bị choáng ngợp thường làm việc cũng như sinh hoạt với một tốc độ chậm hơn.

Nhưng sự khác biệt lớn nhất ở đây không nằm ở nhịp sống chung giữa hai nhóm “bị choáng ngợp” và “mọi việc trong tầm kiểm soát” mà thay vào đó, sự khác biệt được tìm thấy trong việc hoàn thành công việc và quyết định những việc quan trọng. Sự khác biệt được tìm thấy ở khả năng hoàn thành công việc nhanh chóng, biết đặt những ưu tiên lên hàng đầu và đưa ra những quyết định quan trọng liên quan đến công việc chính là những phẩm chất khiến hầu hết những người cảm thấy choáng ngợp bởi công việc phân biệt với những người thấy mọi việc vẫn trong tầm kiểm soát.

Liệu có giải pháp nào để tăng tốc độ của bản thân? Phải chăng là cần đưa ra các quyết định nhanh hơn, chuẩn bị tinh thần làm mọi việc nhanh hơn hay đơn giản chỉ là rút ngắn thời gian tắm?

Câu trả lời là có và chuyện tăng tốc độ cho bản thân là hoàn toàn khả thi. Trong công việc, hãy chú ý đến tốc độ làm việc của bản thân và tìm mọi cách để tăng tốc chúng. Đặc biệt cần tránh việc sa vào những hoạt động không mang lại cho bạn những giá trị thực tế.